KI-Agenten · Dokumente
Dokumente mit
KI-Agenten verarbeiten
Unterlagen kommen als PDF, Scan, E-Mail oder Office-Datei an und müssen sortiert, gelesen und in Systeme übertragen werden. Agenten können einen großen Teil dieser Vorarbeit übernehmen. Wichtig ist, wo der Mensch bewusst prüft.
Von der Datei zum strukturierten Datensatz
Der Ablauf besteht aus fünf Stufen. Welche davon automatisch laufen und wo ein Mensch prüft, legen wir pro Dokumentart fest.
01 Aufnahme
Dokumente kommen per E-Mail, Upload, Ordner oder aus einem Fachsystem in die Verarbeitung.
02 Klassifikation
Der Agent erkennt die Dokumentart und ordnet sie dem passenden Ablauf oder der zuständigen Stelle zu.
03 Strukturierte Extraktion
Relevante Angaben werden in ein festes Schema übertragen, etwa Felder, Beträge, Daten oder Tabellen.
04 Validierung
Plausibilitätsregeln, Abgleich mit vorhandenen Stammdaten und Hinweise auf unsichere Stellen prüfen das Ergebnis.
05 Freigabe und Übergabe
Auffälliges prüft ein Mensch. Danach geht der Datensatz an das Zielsystem.
Wofür sich das eignet
Geeignet sind Dokumentarten, die in großer Zahl und in wiederkehrender Form vorkommen.
Eingangspost und Anfragen
Eingehende Unterlagen sortieren, zusammenfassen und der richtigen Stelle übergeben.
Angebote und Verträge
Eckdaten wie Parteien, Laufzeiten und Beträge auslesen. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Fachleuten.
Rechnungen und Belege
Angaben auslesen und prüfen. Die Buchung bleibt im Fachsystem.
Technische Dokumentation
Umfangreiche Unterlagen durchsuchbar machen und gezielt zusammenfassen.
Interne Wissenssammlungen
Richtlinien, Handbücher und Projektunterlagen für Fragen und Recherche nutzbar machen.
Suche und Zusammenfassung in internen Wissenssystemen
Neben der Verarbeitung einzelner Dokumente kann ein Agent Wissensbestände durchsuchbar machen. Er findet relevante Stellen, beantwortet Fragen und nennt die Fundstelle, damit sich die Antwort prüfen lässt. Zugriffsrechte der Quelle bleiben dabei bestehen: Wer ein Dokument nicht sehen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.
Zusammenfassungen verweisen auf die Originalstelle. So wird aus einer Kurzfassung kein Ersatz für das Dokument, sondern ein Einstieg.
Validierung und menschliche Freigabe
Ein Agent liefert zu jeder Angabe eine Einschätzung, wie sicher er sich ist. Zusammen mit festen Regeln entscheidet das, ob ein Datensatz durchläuft oder in einer Prüfliste landet. Korrekturen aus der Prüfung fließen zurück und verbessern die Regeln.
Vollautomatische Verarbeitung ist nur dort sinnvoll, wo ein Fehler tolerierbar ist oder sich leicht erkennen lässt. Alles andere bekommt eine menschliche Freigabe.
- Konfidenzwerte und Plausibilitätsregeln
- Prüfliste für Auffälliges, Stichproben für den Rest
- Korrekturen verbessern die Regeln
- Zielsystem erhält nur freigegebene Datensätze
Grenzen
Schlechte Scans, Handschrift und stark wechselnde Layouts senken die Trefferquote. Eine Fehlerquote von null gibt es nicht, und ein Agent ersetzt keine fachliche Prüfung bei Entscheidungen mit rechtlicher oder finanzieller Tragweite.
Wie gut es in Ihrem Fall funktioniert, zeigt sich erst mit echten Dokumenten. Deshalb beginnen wir mit einem Prototyp auf Ihrem Material und messen das Ergebnis, bevor wir etwas ausrollen. Zur Einordnung von Agenten insgesamt siehe KI-Agenten für Unternehmen.
Unsere Leistung dazu
Die Themen dieser Seite setzen wir in folgenden Leistungsbereichen um.
Häufige Fragen
Welche Dateiformate lassen sich verarbeiten?
Typischerweise PDF, Scans und Bilder, E-Mails und Office-Dateien. Welche Formate in Ihrem Fall zuverlässig funktionieren, prüfen wir im Prototyp mit Ihren echten Dokumenten.
Wie genau ist die Extraktion?
Das hängt von Dokumentart, Qualität und Layout ab. Eine allgemeingültige Zahl wäre irreführend. Im Prototyp messen wir die Genauigkeit an Ihrem Material und legen fest, welche Fälle eine Prüfung brauchen.
Wo werden die Dokumente verarbeitet?
In der EU-Cloud oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur, je nach Anforderung. Die Datenwege legen wir pro Projekt fest, siehe Datensouveräne generative KI.
Kann ein Agent Verträge rechtlich bewerten?
Nein. Er kann Eckdaten auslesen und Inhalte zusammenfassen. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Fachleuten.
Wie wird die Qualität im Betrieb überwacht?
Über Stichproben, Kennzahlen wie Korrekturquote und Bearbeitungszeit sowie ein Protokoll jedes Laufs. Auffällige Veränderungen führen zu Anpassungen an den Regeln.
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